PRIVACYBELEID

Laatst bijgewerkt: 16 augustus 2026

1. Gegevensbeheerder

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en in verband met de activiteiten van Vestoki is:
Vestoki
Velperplein 23 6811 AH Arnhem Nederland
Tel.: +31 26 213 11 22
E-mail: info@vestoki.org
Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

2. Omvang

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Vestoki verzamelt en verwerkt in verband met de werking van de website vestoki.org, toernooiregistraties, deelname aan evenementen, contactverzoeken en aanverwante diensten. Dit beleid is van toepassing op personen die de website bezoeken, zich registreren voor evenementen, vragen stellen of anderszins gebruikmaken van de diensten van Vestoki.

3. Persoonsgegevens die we verzamelen

Vestoki kan de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken, afhankelijk van uw interactie met ons:
Contactverzoeken
Wanneer u een contactformulier invult of ons een e-mail stuurt, kunnen we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uw bericht en alle andere informatie die u vrijwillig verstrekt, verzamelen.

Toernooiregistratie — Individueel
Wanneer u zich individueel registreert voor een toernooi, verzamelen we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle evenementspecifieke informatie die nodig is voor uw deelname, zoals uw voorkeursformat of ervaringsniveau.

Toernooiregistratie — Team
Wanneer een team zich registreert voor een evenement, verzamelen we de teamnaam (indien van toepassing), de naam en contactgegevens van de teamcaptain of aangewezen contactpersoon en de namen van alle teamleden. Aanvullende contactgegevens van individuele teamleden kunnen indien nodig voor de evenementadministratie worden verzameld.

Evenementdeelname
Tijdens evenementen kunnen we deelnamegegevens registreren, zoals ronde-indelingen, resultaten, aanwezigheid en incheckstatus. Deze gegevens worden gebruikt voor de toernooiadministratie en kunnen bijdragen aan interne ranglijsten of clubgegevens.

Betalingsinformatie
Indien er deelnamekosten van toepassing zijn, kunnen wij betalingsgerelateerde informatie verzamelen die nodig is om de transactie te verwerken. De betalingsverwerking wordt uitgevoerd door externe betalingsproviders. Vestoki bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.

Transactiegegevens
Wij bewaren gegevens van voltooide transacties, waaronder de naam van het evenement, de datum, de naam van de deelnemer, het betaalde bedrag en de betalingsstatus, voor boekhoudkundige en wettelijke doeleinden.

4. Technische websitegegevens

Wanneer u vestoki.org bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verzameld. Dit kan uw IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina’s, datum en tijd van toegang en algemene gebruiksgegevens omvatten. Deze informatie wordt verzameld om de veiligheid en functionaliteit van de website te waarborgen, algemene gebruikspatronen te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren.

5. Cookies

De website vestoki.org kan gebruikmaken van cookies en soortgelijke technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens uw bezoek aan de website op uw apparaat worden opgeslagen. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst met uw toestemming, indien dit volgens de geldende wetgeving vereist is.

6. Analyse

Vestoki kan analysetools gebruiken om geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens te verzamelen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wanneer analysetools worden gebruikt, zijn deze zo geconfigureerd dat uw privacy wordt gerespecteerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Er worden geen analysegegevens gebruikt om individuele bezoekers te identificeren, tenzij dit expliciet is vermeld en is gebaseerd op een geldige wettelijke grondslag.

7. Doeleinden van de verwerking

Vestoki verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om contactvragen te beantwoorden en gevraagde informatie te verstrekken.
Om toernooiregistraties te verwerken en te beheren, inclusief individuele en teaminschrijvingen.
Om de logistiek van evenementen te beheren, inclusief inchecken, ronde-indelingen en het bijhouden van resultaten.
Om met geregistreerde deelnemers te communiceren over evenementschema’s, wijzigingen en gerelateerde informatie.
Om betalingen voor betaalde evenementen te verwerken en financiële gegevens bij te houden.
Om interne clubgegevens, klassementen en deelnamegeschiedenis bij te houden.
Om de beveiliging en goede werking van de website te waarborgen.
Om het websitegebruik te analyseren voor verbeteringsdoeleinden.
Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen.

8. Juridische grondslagen voor verwerking

Vestoki verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke grondslagen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
Uitvoering van een overeenkomst
Verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Vestoki, zoals uw inschrijving voor een toernooi en de administratie van uw deelname.

Precontractuele maatregelen
Verwerking die noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zoals het beantwoorden van een vraag over de beschikbaarheid van een evenement of inschrijving.

Toestemming
Wanneer u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, zoals het ontvangen van evenementcommunicatie of het plaatsen van niet-essentiële cookies. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Wettelijke verplichtingen
Verwerking die noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan Vestoki is onderworpen, zoals het bewaren van financiële gegevens voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden.

Legitieme belangen
Verwerking die noodzakelijk is voor de behartiging van de legitieme belangen van Vestoki, mits deze belangen niet zwaarder wegen dan uw fundamentele rechten en vrijheden. Legitieme belangen omvatten websitebeveiliging, fraudepreventie en de

9. Ontvangers en verwerkers

Vestoki kan uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
Externe dienstverleners die ondersteuning bieden bij websitehosting, e-mailbezorging of technische infrastructuur en die namens Vestoki als gegevensverwerkers optreden op basis van passende contractuele afspraken.
Betaaldienstverleners die transacties verwerken voor betaalde evenementen. Deze providers fungeren als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers, afhankelijk van de dienst, en zijn onderworpen aan hun eigen privacybeleid.
Overheidsinstanties wanneer Vestoki wettelijk verplicht is persoonsgegevens te verstrekken.
Vestoki verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met ontvangers indien dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven en met inachtneming van passende waarborgen.

10. Bewaartermijnen

Vestoki bewaart persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld:
Contactvragen: bewaard tot maximaal 12 maanden nadat de vraag is beantwoord, tenzij langere bewaring wettelijk vereist is. Aanmeldingen en deelnamegegevens voor evenementen: bewaard tot maximaal 24 maanden na het betreffende evenement, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor clubadministratie, continuïteit van het klassement of wettelijke vereisten. Transactie- en betalingsgegevens: bewaard gedurende de periode die vereist is door de toepasselijke Nederlandse belasting- en boekhoudwetgeving, momenteel zeven jaar. Technische websitegegevens en analyses: bewaard tot maximaal 12 maanden of zoals bepaald door de specifieke analyse- of hostingprovider.
Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

11. Beveiliging

Vestoki neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen worden regelmatig herzien en bijgewerkt om te voldoen aan de actuele beste praktijken en toepasselijke wettelijke vereisten. Geen enkele methode voor gegevensoverdracht via internet of elektronische opslag is echter volledig veilig en Vestoki kan geen absolute veiligheid garanderen.

12. Internationale overboekingen

Vestoki verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens worden overgedragen naar een land buiten de EER, zorgt Vestoki ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, een adequaatheidsbesluit of een ander geldig overdrachtsmechanisme in het kader van de AVG.

13. Uw rechten

Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage
U hebt het recht om een ​​kopie op te vragen van de persoonsgegevens die Vestoki over u bewaart.

Recht op rectificatie
U hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

Recht op verwijdering
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer er geen dwingende reden meer is om deze te verwerken.

Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht om Vestoki te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te beperken.

Recht op dataportabiliteit
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en om deze gegevens, indien technisch mogelijk, over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking is gebaseerd op legitieme belangen of wordt uitgevoerd voor direct marketingdoeleinden.

Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Om gebruik te maken van een van deze rechten, kunt u contact opnemen met Vestoki via de contactgegevens in paragraaf 1 van dit privacybeleid. Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

14. Klachten

Als u van mening bent dat Vestoki uw persoonsgegevens heeft verwerkt in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u het recht om een ​​klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:
Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wij raden u aan eerst contact met ons op te nemen, zodat we kunnen proberen uw probleem direct op te lossen.

15. Minderjarigen

Evenementen van Vestoki kunnen, afhankelijk van het specifieke evenement, toegankelijk zijn voor deelnemers van verschillende leeftijden. Voor deelnemers jonger dan 16 jaar is toestemming van een ouder of wettelijke voogd vereist voor de verwerking van hun persoonsgegevens in verband met de evenementregistratie. Vestoki verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar zonder deze toestemming. Indien u van mening bent dat persoonsgegevens van een minderjarige zonder de juiste toestemming zijn verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

16. Diensten van derden

De website vestoki.org kan links bevatten naar externe websites of diensten die niet door Vestoki worden beheerd. Vestoki is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of de inhoud van websites van derden. Wij raden u aan het privacybeleid van elke externe website te raadplegen voordat u uw persoonlijke gegevens verstrekt.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Vestoki behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te allen tijde bij te werken of te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte revisiedatum. Indien de wijzigingen significant zijn, zal Vestoki redelijke stappen ondernemen om de betrokken personen hiervan op de hoogte te stellen. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen voor de meest recente versie van ons privacybeleid.

18. Contact

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen met betrekking tot dit privacybeleid of de gegevensverwerkingspraktijken van Vestoki kunt u contact opnemen met:
Vestoki
Velperplein 23 6811 AH Arnhem Nederland
Tel.: +31 26 213 11 22
E-mail: info@vestoki.org