Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 16 augustus 2026

1. Vestoki-bedrijfsinformatie

Deze gebruiksvoorwaarden regelen het gebruik van de website vestoki.org en deelname aan evenementen georganiseerd door:
Vestoki
Velperplein 23 6811 AH Arnhem Nederland
Tel.: +31 26 213 11 22
E-mail: info@vestoki.org

2. Omvang

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle bezoekers van de website vestoki.org en op alle personen die zich registreren voor of deelnemen aan evenementen georganiseerd door Vestoki. Door de website te gebruiken of u te registreren voor een evenement, bevestigt u dat u deze gebruiksvoorwaarden hebt gelezen, begrepen en ermee akkoord gaat. Indien u het niet eens bent met enig onderdeel van deze voorwaarden, dient u de website niet te gebruiken en u niet te registreren voor een evenement.

3. Voorwaarden voor deelname

Evenementen van Vestoki kunnen, afhankelijk van het specifieke evenement, toegankelijk zijn voor deelnemers van verschillende leeftijden. Leeftijdsadviezen of -vereisten worden tijdens het inschrijfproces of in de evenementbeschrijving vermeld. Indien een evenement een minimumleeftijd heeft, mogen deelnemers jonger dan de aangegeven leeftijd alleen deelnemen onder begeleiding en met toestemming van een ouder of wettelijke voogd. Vestoki behoudt zich het recht voor om, indien van toepassing, een leeftijdsbewijs of ouderlijke toestemming te vragen.

4. Deelname aan het toernooi

Vestoki organiseert offline bordspeltoernooien en gestructureerde tabletop-game-evenementen op fysieke locaties in Nederland. Deelname aan alle evenementen is afhankelijk van registratie, beschikbaarheid en naleving van deze voorwaarden en eventuele evenementspecifieke regels die vóór of tijdens het evenement worden gecommuniceerd.

5. Individuele registratie

Voor de meeste Vestoki-evenementen is individuele inschrijving mogelijk. Om je in te schrijven, moet je je naam, e-mailadres en alle andere informatie die voor het betreffende evenement vereist is, opgeven. Je inschrijving is persoonlijk en mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vestoki aan een andere persoon worden overgedragen.

6. Teamregistratie

Voor bepaalde evenementen is het mogelijk om je als team in te schrijven. De teamcaptain of aangewezen contactpersoon is verantwoordelijk voor het indienen van de teaminschrijving, het opgeven van de namen van alle teamleden en het communiceren van evenementgerelateerde informatie aan het team. Alle teamleden moeten individueel worden geïdentificeerd tijdens de inschrijving. Elk teamlid is individueel gebonden aan deze Servicevoorwaarden. Indien een teamlid niet aanwezig kan zijn, dient de teamcaptain Vestoki zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.

7. Registratiebevestiging

Een inschrijving is definitief wanneer Vestoki een schriftelijke bevestiging per e-mail verstuurt. Totdat de bevestiging is ontvangen, blijft een inschrijving voorlopig en afhankelijk van beschikbaarheid. Vestoki behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren indien een evenement vol is of indien er andere geldige redenen voor zijn.

8. Capaciteit van het evenement

Evenementen kunnen een maximum aantal deelnemers hebben. Zodra de maximale capaciteit is bereikt, worden aanmeldingen op een wachtlijst geplaatst of afgewezen. Vestoki zal u informeren als uw gewenste evenement volgeboekt is en kan, indien beschikbaar, een alternatief evenement voorstellen.

9. Deelnamekosten

Voor bepaalde Vestoki-evenementen geldt een deelnamevergoeding. Alle bedragen zijn vermeld in euro’s (€) en inclusief btw, indien van toepassing. De deelnamevergoedingen dekken de kosten voor de organisatie, het gebruik van de locatie en de administratie van het evenement. Het betreft geen weddenschappen of inzetten. De specifieke vergoeding voor elk evenement wordt gepubliceerd in de toernooikalender of meegedeeld tijdens de registratieprocedure.

10. Betaling

De deelnamekosten dienen te worden betaald op het moment van inschrijving of zoals anderszins door Vestoki vóór het evenement is meegedeeld. Vestoki kan gebruikmaken van externe betalingsproviders voor de verwerking van transacties. Door een betaling te verrichten, gaat u akkoord met de algemene voorwaarden van de betreffende betalingsprovider. Indien de betaling niet tijdig wordt voldaan, kan uw inschrijving worden geannuleerd.

11. Gratis evenementen

Bepaalde Vestoki-evenementen worden gratis aangeboden. Voor gratis evenementen gelden dezelfde algemene voorwaarden met betrekking tot gedrag, fair play en evenementregels. Registratie kan nog steeds vereist zijn om de capaciteit en logistiek te beheren.

12. Annuleringen door deelnemers

Als u uw registratie wilt annuleren, dient u Vestoki zo spoedig mogelijk per e-mail op de hoogte te stellen. Annuleringen die ten minste 48 uur voor aanvang van het evenement worden gedaan, komen in aanmerking voor volledige terugbetaling van de betaalde deelnamekosten. Annuleringen die minder dan 48 uur voor aanvang van het evenement worden gedaan, komen mogelijk niet in aanmerking voor terugbetaling, naar goeddunken van Vestoki. Indien u zonder voorafgaande kennisgeving niet aanwezig bent, heeft u geen recht op terugbetaling.

13. Wijzigingen in het evenement door Vestoki

Vestoki behoudt zich het recht voor om een ​​evenement te wijzigen, te verplaatsen of te annuleren vanwege onvoldoende aanmeldingen, beschikbaarheid van de locatie of andere omstandigheden buiten redelijke controle. Indien een betaald evenement door Vestoki wordt geannuleerd, ontvangen geregistreerde deelnemers een volledige terugbetaling van de reeds betaalde kosten. Indien een evenement wordt verplaatst, worden deelnemers hiervan op de hoogte gesteld en kunnen zij ervoor kiezen om de nieuwe datum bij te wonen of een terugbetaling aan te vragen.

14. Te laat aankomen

Deelnemers worden geacht vóór de geplande starttijd aanwezig te zijn en zich aan te melden bij de organisatie. Te laat arriverende deelnemers kunnen mogelijk niet meer deelnemen als het toernooi al begonnen is. Vestoki zal zich naar beste vermogen inspannen om te laat arriverende deelnemers alsnog te laten deelnemen, indien de opzet van het evenement dit toelaat, maar kan geen plaatsing garanderen nadat de rondes zijn begonnen.

15. Inchecken

Alle deelnemers dienen zich bij aankomst te melden bij de evenementmedewerkers. Aanmelden bevestigt uw aanwezigheid en zorgt ervoor dat de indeling en logistiek van het evenement correct geregeld zijn. Indien u zich niet aanmeldt vóór aanvang van het evenement, kan uw deelname komen te vervallen.

16. Toernooiformaat

Het specifieke format, de regels, de spelkeuze en de ronde-indeling van elk evenement worden bepaald door Vestoki en kunnen per evenement verschillen. Details over het format worden tijdens de registratie en vóór aanvang van het evenement gecommuniceerd. Vestoki behoudt zich het recht voor om het format op de dag van het evenement aan te passen indien de omstandigheden dit vereisen, bijvoorbeeld door een wijziging in het aantal bevestigde deelnemers.

17. Evenementregels en fair play

Alle deelnemers dienen zich te houden aan de spelregels en eventuele aanvullende evenementregels die door Vestoki of haar medewerkers worden gecommuniceerd. Fair play, eerlijkheid en respect voor tegenstanders, medewerkers en andere aanwezigen zijn verplicht. Vestoki promoot recreatieve competitie op basis van vaardigheden – er is geen sprake van gokken, weddenschappen of op toeval gebaseerde geldprijzen bij Vestoki-evenementen.

18. Gedrag van deelnemers

Deelnemers dienen zich respectvol te gedragen jegens alle andere spelers, evenementmedewerkers en bezoekers van de locatie. Het volgende gedrag is verboden en kan leiden tot onmiddellijke verwijdering van het evenement zonder restitutie:
Verbale of fysieke mishandeling of intimidatie van welke aard dan ook.
Opzettelijk valsspelen of manipulatie van spelresultaten.
Aanhoudend verstoren van het evenement of hinderen van andere deelnemers.
Weigering om instructies van evenementmedewerkers op te volgen.
Schade aan spelmateriaal, eigendommen van de locatie of de bezittingen van anderen. Vestoki behoudt zich het recht voor om elke deelnemer te weren wiens gedrag niet verenigbaar is met een veilige en respectvolle evenementomgeving.

19. Beslissingen van het personeel

Beslissingen van het Vestoki-evenementpersoneel met betrekking tot de interpretatie van de regels, de indeling van de rondes, de tijdsplanning, de uitslagen en het gedrag van de deelnemers zijn definitief. Deelnemers kunnen hun zorgen op respectvolle wijze met het evenementpersoneel bespreken, maar de beslissing van het evenementpersoneel is bindend in alle evenementgerelateerde zaken.

20. Zorg voor bordspellen en de inrichting van de locatie

Alle bordspellen, onderdelen en locatie-eigendommen die tijdens Vestoki-evenementen worden gebruikt, moeten met zorg worden behandeld. Deelnemers zijn verantwoordelijk voor alle schade die opzettelijk of door nalatigheid is veroorzaakt. Vestoki kan een redelijke vergoeding eisen voor de reparatie of vervanging van beschadigde items.

21. Persoonlijke bezittingen

Vestoki is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke bezittingen die door deelnemers, toeschouwers of andere bezoekers naar de locatie worden meegenomen. Deelnemers wordt geadviseerd hun persoonlijke spullen te allen tijde veilig op te bergen.

22. Fotografie en opname

Vestoki kan tijdens evenementen foto’s of opnames maken voor gebruik in clubcommunicatie, websitecontent of sociale media. Deelnemers worden aan het begin van het evenement op de hoogte gesteld van eventuele foto- of opnameactiviteiten. Indien u niet gefotografeerd of opgenomen wenst te worden, kunt u dit aan de evenementmedewerkers melden. Vestoki zal dan redelijke stappen ondernemen om aan uw verzoek te voldoen. Het is deelnemers niet toegestaan ​​om zonder toestemming van de betrokken personen foto’s of opnames van andere deelnemers of evenementmedewerkers te maken of te publiceren.

23. Intellectueel eigendom

Alle inhoud die op vestoki.org wordt gepubliceerd, inclusief tekst, afbeeldingen, grafieken en evenementmateriaal, is eigendom van Vestoki, tenzij anders vermeld.

Alle bordspeltitels, handelsmerken, logo’s en aanverwante intellectuele eigendom waarnaar tijdens evenementen of op de website wordt verwezen, behoren toe aan hun respectievelijke eigenaren en uitgevers. Vestoki is een onafhankelijke toernooiclub. Tenzij expliciet anders vermeld, is Vestoki niet gelieerd aan, onderschreven door of gesponsord door een bordspeluitgever of merkhouder.

24. Onderbreking van het evenement

Vestoki zal redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat alle evenementen volgens plan verlopen. Evenementen kunnen echter worden onderbroken, ingekort of geannuleerd als gevolg van omstandigheden zoals noodsituaties op de locatie, technische problemen of situaties die buiten de redelijke controle van Vestoki vallen. In dergelijke gevallen zal Vestoki beoordelen of het evenement kan worden hervat of verplaatst en zal per geval worden bepaald of er recht is op terugbetaling.

25. Beperking van aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Vestoki die voortvloeit uit of verband houdt met deelname aan evenementen of het gebruik van de website, is beperkt tot de mate die is toegestaan ​​door de toepasselijke Nederlandse en EU-wetgeving. Vestoki is niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele of gevolgschade die voortvloeit uit deelname aan evenementen. Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, fraude of enige andere aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten onder de toepasselijke wetgeving.

26. Consumentenrechten

Deze voorwaarden doen geen afbreuk aan uw wettelijke rechten als consument onder Nederlands en EU-recht, waaronder rechten op grond van Boek 6 van het Nederlandse Burgerlijk Wetboek en de toepasselijke EU-richtlijn consumentenrechten. Indien een bepaling van deze voorwaarden in strijd is met dwingende wetgeving inzake consumentenbescherming, prevaleert de relevante wettelijke bepaling.

27. Klachten

Heeft u een klacht over een evenement, dienst of ervaring met Vestoki? Neem dan contact met ons op via de gegevens in paragraaf 1. Wij bevestigen de ontvangst van uw klacht en streven ernaar deze binnen een redelijke termijn op te lossen. U kunt mogelijk ook een klacht indienen via het online platform voor geschillenbeslechting van de Europese Commissie op https://ec.europa.eu/consumers/odr.

28. Contact

Voor vragen, verzoeken of opmerkingen met betrekking tot deze algemene voorwaarden of de diensten van Vestoki kunt u contact opnemen met:
Vestoki Velperplein 23 6811 AH Arnhem Nederland
Tel.: +31 26 213 11 22
E-mail: info@vestoki.org